【東京新通信株式会社】エクセルなどパソコンソフトサポート・パソコンの修理

プロが使うエクセル
仕事のお困りごと解決


データ処理のプロがファイルを作るとまるで変わります

仕事でお困りのことエクセルで解決できます。

◎多い御依頼
1.エクセルが複雑になりすぎてグチャグチャ。組みなおしたい 
2.やっとPCを導入した。必要なファイルを整備したい


◎どんな人のためのサービスか?
1.仕事でエクセルは使っているけど思ったほど効果を感じない
2.同じく、仕事で使っているけど、複雑に作りすぎて収拾がつかない


エクセルは使い方によって、仕事を劇的に変えられます。
高機能かつ自由度が高いので、いろんな表を作ることができるのですが、本当に使えるファイルのためには、コンピュータとエクセルの知識以上に、会計や業務そのもの、データ処理の知識が必要です。

◎「帳票」と「表」
弊社では請求書や領収書などは「帳票」、売掛表や名簿などを「表」と呼んで区別しています。
エクセルは両方の用途で使われます。
帳票は相手に渡すもので、見やすさに重きがおかれます。枚数が多いことが多く、効率的に作ることが求められます。
表は主に内部の管理用です。売掛表や名簿などです。お客さんに提出する一覧表などは帳票に相当します。

特にプロの技が光るのは「表」を使った「管理」です。
表は帳票に比べ、はるかにいろんな知識が必要です。特に業務を管理する知識が必要です。
管理する表を作ったけど、しばらくして使えなくなってしまったという経験はありませんか?

◎費用・作業手順
費用は1ファイル作成につき5,000~50,000円ほどです。作業時間と難易度によって費用は変動しますので、その都度御見積もりいたします。
メールのやり取りだけで終わるものから、しっかりと打ち合わせ、さらには導入指導まで行うパターンもあります。
いずれにせよ単なるアドバイスだけでなく、問題解決の手段そのものをご提供いたします。

価格の範囲ですが、50,000円を超えるような案件はデータベースが必要になるレベルで、エクセルでは不可能もしくは非効率すぎます。その場合はデータベースをお勧めしています。

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表の例売掛管理


ちょっとした工夫で、売掛管理が劇的に簡素化かつ正確になります。取られる時間も大幅に減ります。月間取引15件くらいまでは余裕で管理できます。
この例以外にも、弊社には多数のノウハウがあります。

◎ブック編
1.年度で1ファイルを作ります。ファイル名には年度の期間を入れます。
2.1顧客1シートを作ります。シート名は顧客名です。
3.「☆【残高なし】☆→」 などのように判りやすく目立つシート名で、ブランクのシートを一つ作ります。
4.年度が替わった場合まず前年度のファイルをコピーします。次に次年度は残高の残っている顧客のみ残し、他の顧客のシートは削除します。


◎シート編
1.前年度から取引がある先は、繰越からスタートします
2.請求が起こった場合は日付・摘要・請求に入力します
3.入金が起こった場合は日付・摘要・入金に入力します
4.1行には請求か入金のどちらか一方にしか数字は入りません。そうすることでお金の出入りの流れがしっかりと見えます。計算があわない場合も、見やすくなります。



◎運用編
操作手順
1.請求書を出した先は、シートに請求入力を行い、①の場所にシートを移動させます。
2.入金のあった顧客は入金入力を行い残高が0になった場合、②の位置にシートを移動させます。
3.売掛の残高は①と③の間のシートの残高の合計となります。
4.③の左側にあるシートで③に近いほど請求後の入金が長い顧客となります。
5.管理するべき顧客は③の左側のシートの顧客のみで良いわけです。

こんなお困り事を解決しました

実例1
単純作業

3時間の仕事がたった30分で終わるようになりました。DMのラベル出力用の名簿をエクセルで作っていましたが、いつも手間がかかり大変でした。


管理用の項目を付け加えるだけで、作業効率は大幅に改善しました。単純作業系はちょっとしたことで大きく変わります。

実例2
管理が行き届く

管理するとは集められた情報を元に人を動かすことです。情報が正確かつ迅速であれば、必然的に会社全体の仕事の効率は上がります。


一目で空きスケジュールが判る、売掛の残高がわかるなど、しっかりとしたノウハウを持っているプロだからこそ使える表が作れます。思いつきで作ったような表では、まず役に立ちません。

実例3
繰り返し使う帳票

請求書、報告書などです。コピー&ペーストとセルの結合を多用したシートは、かえって非効率化とミスを招くことが多々あります。


オートシェイプがなかなか使えます。これに弊社製のエクセル管理ソフトを使うことで、作成だけでなく管理も劇的に変わります。

プロはここが違う

ノウハウ1
データ処理と会計知識

エクセルの便利なショートカットや関数の知識よりも、問題解決に必要なのはデータ処理と会計の知識です。


コンピュータで単に表が作れることとデータ処理は全く別物です。書籍やネットの情報だけではまずこのノウハウは得られません。

ノウハウ2
第三者が使うもの

プロが作るファイルは、自分以外の第三者が使うことが前提です。


使えないファイルは概して、自分しか使えない独りよがりのものです。また数値が正確かを聞かれても答えられないというケースもままあります。

ノウハウ3
第三者の目

豊富な知識と客観的な視点から、本当に使える必要なファイルを作ることができます


業務効率化は周りを見渡せる余裕と客観的な視点、豊富な知識と経験があってこそはじめて可能になります。

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