【ソフトウェア開発・IT機器保守管理】情シス問題の
解決は東京新通信株式会社にまるごとお任せください。

問題大量の単純作業

　同じような作業を延々と続ける。こんな簡単な作業をなぜ間違うか。大量に同じような作業をこなす場合。

【ひたすらFAXを送る作業】

　T社は企業より依頼を受けある人員を手配します。手配後は手配書を印刷し、会社ごとにFAXを送るという動作を繰り返します。これが多い時だと1日に300件近くになります。これを夕方の数時間の中でやる必要があります。
　単純な作業なんで誰でもできるだろうと考えていましたが、未送信・誤送信・内容違いなどミスが起こらない日はなく、もっと注意してやれば問題ないで片づけていました。ミスの穴埋めは残業です。ミスが減少すれば当然残業が減るのも判ってはいましたが、前述のように意識が足りないがいつも結論でした。

【意識が飛ぶ・しばしば中断】

　単純大量作業でミスが頻発するのは構造的なものです。決して意識の問題ではありません。原因は以下の2点です。
①どこまでやっているか判らなくなってしまう
　同じようなものが続き、リストでチェックしながらやっても、意識が飛んでしまうものです。
②単純な作業なんで片手間でやれると考えている
　心持の問題もありますが、他の仕事とながらでやることでやたらと中断が入ります。いい感じで流れているところに、しばしば中断が入り効率が落ちてしまう。もっとも長く続けると今度は意識が飛んでしまいます。

解決方法自動化

　T社ではこの問題にどう対処したかというと、システムからボタン一つで送れるようにしました。手配書を印刷するシステムは既にありましたので、それにFAX送信機能と管理機能を組み込みました。
　送るだけでなく、先方が受信できたかどうかまで管理します。内容の間違いチェックは別のシステムが行いますが、送り違いと未送信はなくなりました。作業的にも印刷と送信がなくなることで、大幅に削減され、同様に残業もほぼなくなりました。